Implementatie van onderhoudsbeheersysteem

Assetmanagement en de beheer- en onderhoudsprocessen rondom assets vragen om actuele betrouwbare informatie. De gegevens van de assets dienen eenvoudig te kunnen worden vastgelegd en te worden ontsloten. Een goed geïmplementeerd onderhoudsbeheersysteem, tegenwoordig ook wel onderhoudsmanagementsysteem genoemd, kan deze rol vervullen. Een onderhoudsbeheersysteem ondersteunt monteurs, werkvoorbereiders, maintenance engineers en het management bij hun werk, zorgt voor efficiency in het werk en helpt bij het voldoen aan de vele wettelijke registraties, zoals HACCP en BRZO. Pragma ondersteunt bij de implementatie van onderhoudsbeheersystemen.

Voordelen en visie op onderhoudsbeheersystemen

Waarom is een onderhoudsbeheersysteem (OBS) belangrijk? De belangrijkste motieven voor organisaties om met een onderhoudsbeheersysteem aan de slag te gaan, zijn:

Onderhoudsbeheersystemen zorgen voor efficiency in de werkprocessen en voor het registreren van gegevens over de assets op uniforme wijze
Onderhoudsbeheersystemen maken aantoonbaar dat het werk is uitgevoerd conform wet- en regelgeving (license to operate), bijvoorbeeld in het kader van HACCP en BRZO
Onderhoudsbeheersystemen zorgen voor stuurinformatie (KPI’s) en voor analyses van de registraties, zodat het beheer kan worden geoptimaliseerd

Pragma vindt dan ook dat deze doelen leidend moeten zijn bij de implementatie van een onderhoudsbeheersysteem. Hierbij vinden we het belangrijk dat de medewerkers gemotiveerd worden om het onderhoudsbeheersysteem toe te toepassen, dat zij het nut en de noodzaak van registratie inzien en dat zij ervaren wat de meerwaarde daarvan voor hun werk is. Aandacht hiervoor is essentieel.

Onderhoudsbeheersysteem voor de organisatie

Een onderhoudsbeheersysteem is er om de gehele organisatie te ondersteunen. Het systeem ondersteunt de monteur, de werkvoorbereider, de maintenance engineer en het management van alle soorten organisaties en bedrijven die een dergelijk systeem nodig hebben voor het beheer van hun assets.

Onderhoudsbeheersysteem selecteren

Er zijn vele onderhoudsbeheersystemen op de markt, waaruit het lastig kiezen is. Pragma kan u als onafhankelijke partij ondersteunen om een kwalitatief goede selectie te maken.

Onderhoudsbeheersysteem implementeren

Na de selectie van een onderhoudsbeheersysteem komt de implementatie ervan. Hierbij gaat het om het inrichten van het gekozen softwaresysteem en om het vullen ervan met de juiste gegevens van de assets. Zeker zo belangrijk is dat de medewerkers de gegevens van de assets in het nieuwe onderhoudsbeheersysteem kunnen zetten, er informatie uit kunnen halen en ermee aan de slag gaan.

Voor de implementatie van een onderhoudsbeheersysteem is een belangrijke rol weggelegd voor de IT-afdeling. Zij zijn immers de facilitator van het implementatieproces en daarna verantwoordelijk voor het applicatiebeheer van het systeem. Pragma kan u ondersteunen bij de selectie en implementatie van een onderhoudsbeheersysteem en kan uw gesprekspartner zijn bij vraagstukken rondom het koppelen van de systemen. Bijvoorbeeld van HRM, Inkoop, GEO, Financiën of de technische kant zoals SaaS.

Aanpak implementatie onderhoudsbeheersysteem

De implementatie van een onderhoudsbeheersysteem bestaat uit verschillende fasen. Doorgaans kent een implementatie een projectmatige aanpak, waarbij de volgende onderdelen aan de orde komen: configuratiebeheer, werkprocessen, implementatie, rapportage en trainingen.

De inrichting van een onderhoudsbeheersysteem wordt bepaald door de eisen die aan het systeem zijn gesteld, kennis van de data van de assets en goede werkprocessen. Deze inrichting wordt vastgelegd in de blauwdruk, het collectieve geheugen over de gemaakte keuzen. In deze fase worden ook de opgeschoonde gegevens over de assets in het systeem geplaatst.

IJsjes afronding implementatie onderhoudsbeheersysteem

Daarna volgt een programma van testen. Als alles op orde is, volgt het ‘go-live moment’. Om te zorgen dat de organisatie zelfstandig verder kan werken met het onderhoudsbeheersysteem, worden de applicatiebeheerders technisch opgeleid en key-users functioneel opgeleid. Om te zorgen dat alle gebruikers werken volgens de afgesproken werkwijzen en met de werkprocessen aan de slag gaan, krijgen zij ook een training. Hiervoor maakt Pragma zo nodig een trainingsprogramma, op maat. Hiervoor kan de methode Training Within Industry (TWI) worden toegepast.

Resultaat is acceptatie

We kunnen van een succesvolle implementatie spreken als de applicatie geaccepteerd wordt door de mensen, als ze er zin in hebben om er mee te werken, daar ligt de belangrijkste basis om de hogere doelen van het OBS te realiseren.

Implementatie binnen 6 of 12 maanden!

De doorlooptijd van een implementatie is van veel factoren afhankelijk. Onze ervaring is dat alles wat je bij een gemiddelde organisatie (+/- 300 medewerkers) binnen 12 maanden realiseert, een goede prestatie is.