Er komt veel af op de provincies en gemeenten. De beroepsbevolking daalt, de burger wordt steeds kritischer en gemeenten beconcurreren elkaar op woon- en leefomgeving. Hoe kunnen overheden zorgen dat de leefomgeving ‘schoon, heel en veilig’ is? Hoe zorgen ze ervoor dat de assets beschikbaar, bruikbaar, veilig en milieuvriendelijk zijn? En dat binnen maatschappelijk aanvaardbare kosten? Assetmanagement brengt de aspecten in kaart en ondersteunt bij het nemen van de juiste beslissingen rondom ‘schone, beschikbare en veilige’ assets.
Calamiteiten met assets voorkomen
Een fataal motorongeluk door een slecht wegdek? Een school waarin asbestdeeltjes zijn ontdekt? Een gymzaal met een onveilige situatie? Een rioolstelsel dat bij grote regenbuien overstroomt? Provincies en gemeenten zijn verantwoordelijk en aansprakelijk voor calamiteiten als gevolg van achterstallig onderhoud van hun assets. Ook als het beheer en onderhoud van de assets is uitbesteed aan derden. Assetmanagement helpt bij het nemen van de juiste beslissingen rondom ‘schone, beschikbare en veilige’ assets. Hieronder vindt u een aantal oplossingen.
Centrale aansturing onderhoud
Binnen veel gemeenten en provincies is het onderhoud van assets verdeeld over verschillende portefeuilles, zoals onderwijs, rioolstelsel en groenvoorziening. Door beheer en onderhoud van assets onder te brengen in een centraal onderhoudsbeheersysteem, kan het integraal worden opgepakt. Versnipperd onderhoud samenbrengen in relatie tot elkaar, met gedeelde middelen, in één (management-)systeem of mogelijk zelfs in één faciliterende afdeling, kan een kosteneffectieve oplossing zijn. Een dergelijke aanpak maakt daarnaast ook alle risico’s inzichtelijk. Dit helpt direct, maar ook in de toekomst als door de vergrijzing een groot deel van de kennis en ervaring verloren gaat.
Heldere rolverdeling assetmanagement
Om assetmanagement effectief te kunnen inrichten en uitvoeren, is het belangrijk dat de rollen helder zijn. Het gaat om de volgende assetmanagementrollen:
- Rollen voor de richting, zoals assetmanagementbeleid en assetmanagementdoelstellingen
- Rollen voor de inrichting, zoals plannen
- Rollen voor de verrichting, zoals beheer en onderhoud
Deze rollen kunnen binnen de bestaande organisatie worden belegd of (deels) worden uitbesteed. De uitvoerende partij moet vervolgens invulling geven aan de (service)contracten. Maak heldere afspraken over de verwachte conditie van de assets en over de gewenste prestaties ervan. Dit vereist de juiste contracten, een goede samenwerking met uitvoerende bedrijven, goede afstemming met de ketenpartners en over en weer vertrouwen. Want niet alles is vooraf te bedenken en op papier te zetten. Je wilt er tenslotte samen zo goed mogelijk uit komen.
Controle door de gemeente of provincie
De gemeente of provincie is en blijft de eigenaar van de assets. De serviceleverancier is doorgaans (en steeds vaker als enige) de expert. Hoe kun je die inhoudelijk blijven controleren als je geen eigen kennis meer hebt? EMVI- en DBM-contracten die op langere termijn voordelig (kunnen) zijn, zullen een flink percentage van de weging moeten gebruiken om juist de prestatie op langere termijn zeker te stellen. Dan wordt goedkoop achteraf niet alsnog duurkoop. Bijvoorbeeld omdat langetermijninvesteringen door een kortlopend contract een aantal jaar niet blijken te zijn uitgevoerd, waardoor (nog verborgen) achterstallig onderhoud een kans krijgt.
Activiteiten verdelen
Assetmanagement is het ordenend principe voor dit vraagstuk. Door gebruik te maken van de assetmanagementrollen kunnen de noodzakelijke activiteiten helder worden verdeeld. Door het inventariseren van het areaal, het uitvoeren van inspecties (NEN 2767-4) en het maken van een risicoanalyse worden de assets in kaart gebracht. De resultaten van de inspecties en de risicoanalyse leiden tot een (meerjaren)onderhoudsplan met een overzicht van (inmiddels aanwezig) achterstallig onderhoud. Met deze informatie kan een nieuw servicecontract of bijvoorbeeld de overdracht van een deel van de assets naar een ketenpartner worden geregeld (bijvoorbeeld rioolgemalen richting waterschap) en kan de financiële afwikkeling op basis van goede uitgangspunten plaatsvinden.
Van mensafhankelijk naar systeemafhankelijk
Door de naoorlogse babyboom gaat straks een groot deel van de beroepsbevolking tegelijkertijd met pensioen. Daarmee gaat een groot deel van de huidige kennis en ervaring verloren. Nu kunnen calamiteiten soms nog worden voorkomen door hun inzicht en ervaring. Straks komt het, als er geen beheersmaatregelen worden genomen, wellicht wel tot calamiteiten. Met de nodige schade aan de veiligheid van de bevolking, het milieu of aan het imago van de gemeente of provincie. En met de nodige extra herstelkosten.
Kennis borgen in assetmanagementsysteem
Assetmanagement kan helpen om kennis te borgen in het assetmanagementsysteem. Net als bij een kwaliteitssysteem als bijvoorbeeld ISO 9001, vraagt assetmanagement om een omgeving waarin alle kennis, instructies, processen en ervaringsrapportages worden geborgd. De focus is echter niet zoals bij ISO 9001 de kwaliteit. Maar de focus is gericht op het borgen van de (processen van de) prestaties van de assets voor de lange termijn, namelijk de gehele levensduur van de assets. Vaak is dat meer dan 50 jaar. Hiervoor is de norm ISO 55000 het managementsysteem voor assetmanagement. Dit managementsysteem kan meestal binnen bestaande documentbeheerssystemen worden ingericht; er is meestal geen extra software nodig. Slimmer gebruiken van wat er al aan systemen aanwezig is, is de eerste stap. Als uiteindelijk op basis van een positieve business case toch nog investeringen voor assetmanagement nodig zijn, zijn die aantoonbaar waarde verhogend.
Van korte termijn naar lange termijn
Doel van assetmanagement is ook om de gehele levensduur van assets mee te nemen in afwegingen. Goedkope kortetermijnoplossingen ten opzichte van lagere kosten op lange termijn. Passend binnen geld en budget nu, ten opzichte van dekkend voor de gevraagde groei in prestatie op lange termijn. De belangrijkste keuzes worden gemaakt in de relatief korte tijd voor de investering. De onderhoudsorganisatie zit vervolgens lange tijd opgescheept met de gemaakte keuzes.
Van onbewuste naar bewuste risicogrenzen
‘Risicodenken’ is een belangrijk hulpmiddel bij assetmanagement. ‘Risicodenken’ betekent vooraf de belangrijke bedrijfswaarden beschrijven in termen van risiconiveaus. Beschrijf in gradaties welke realistische risico’s en welke frequentie voor de organisatie acceptabel zijn. Bedenk maatregelen voor niet acceptabele risico’s. Accepteer risico’s als de kans erop of de ernst ervan in bepaalde gebieden erg laag is, enzovoort. Risico’s hoeven niet altijd meer te worden voorkomen. Dat bespaart veel geld. Maar als risico’s zich dan voordoen, moeten de maatregelen om het effect te beperken wel snel kunnen worden uitgevoerd. Een kans van eens in de 100 jaar betekent niet dat het niet morgen kan gebeuren.
Assetmanagement, als ordenend principe
De voorbeelden van calamiteiten geven aan dat het belangrijk is de middelen waar de gemeente en provincie verantwoordelijk voor zijn, goed te beheren. De prestatie en conditie moeten gewaarborgd blijven, liefst zonder dat iemand regelmatig claims in behandeling hoeft te nemen. Om dit te kunnen is vaak bewustwording, kennis en inrichting van assetmanagement nodig.
Toepassingen
De provincie Noord-Holland richtte het beheer en onderhoud van de nieuwste tunnel in met behulp van assetmanagement en Pragma. De provincies Zuid-Holland en Overijssel en de gemeenten Dordrecht, Purmerend, Amersfoort, Noord-Beveland, Reimerswaal en Nijmegen hebben ook de voordelen van samenwerken met Pragma ervaren. Bekijk de cases van provincies en gemeenten.
Informatie
Wilt u meer weten over assetmanagement bij gemeenten en provincies? Neemt u dan contact met ons op. Wij vertellen u graag meer over de voordelen van assetmanagement voor overheden.
